UNIVERSITAS GUNADARMA
FAKULTAS
ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI
Strategi Komunikasi Dalam Organisasi
1. Faris
Ghosy Armada 13113252 2KA25
2. Filar
Rozi 1A113735 2KA25
3. Lokito
Romdhon W. 1A113857 2KA25
Universitas Gunadarma
2015
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Manusia
merupakan makhluk sosial yang sangat membutuhkan komunikasi. Hal ini tidak
lepas juga dari sebuah organisasi. Organisasi yang baik adalah organisasi yang
mampu menjalankan komunikasi antar anggotanya dengan baik.
Organisasi
merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu
hierarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan.
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi artinya memerlukan orang lain
dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Di antara kedua belah pihak
harus ada two-way-communications atau komunikasi timbal balik, untuk mencapai
cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu
organisasi.
1.2 Tujuan
1.
Mengembangkan
kemampuan mahasiswa dalam Organisasi terutama dalam Komunikasi.
2.
Memenuhi
salah satu tugas mata kuliah Teori Organisasi Umum II.
1.3 Rumusan
Masalah
1.
Apakah
pengertian dan arti komunikasi?
2.
Apakah
komunikasi dalam organisasi?
3.
Apa
saja jenis dan proses Komunikasi?
4.
Menyelesaikan
studi kasus Komunikasi di dalam Organisasi.
·
Suatu
perusahaan dengan karyawan sejumlah 200 orang sedang memiliki masalah keuangan
dalam hal asuransi, yaitu adanya perubahan kebijakan asuransi kesehatan
karyawan yang tadinya merupakan asuransi Managed
Care, berubah menjadi asuransi Indemnity.
Bagaimana strategi untuk mengkomunikasikan
kebijakan baru tersebut dengan karyawan?
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah alat pengalihan
informasi dari akumunikator kepada komunikasi agar antara mereka dapat
interaksi (Hasibuan, 2002:81). Komunikasi adalah satu usaha praktek dalam mempersatukan
pendapat-pendapat, ide-ide, persamaan pengertian dan persatuan kelompok.
Sedangkan menurut Ribbins dan Coulter (2004)
mengatakan pengertian komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud.
Komunikasi atau communicaton berasal
dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'. Communico, communicatio atau
communicare yang berarti membuat sama (make to common).] Secara sederhana
komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan
orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan
kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on
our ability to understand one another). Pada awalnya, komunikasi digunakan
untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme
awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka
sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut
berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti
tarian kawin pada ikan. Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan
pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara,
tulisan, gerakan, dan penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi
transaktif|transaktif, komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak
bertujuan|tak bertujuan. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau
sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi,
komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan
sama oleh penerima pesan tersebut.
Walaupun komunikasi sudah dipelajari
sejak lama dan termasuk barang antik,
topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi
digambarkan sebagai penemuan yang revolusioner, hal ini dikarenakan peningkatan
teknologi komunikasi yang pesat seperti radio. Televisi, telepon, satelit dan
jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha yang besar dan
politik yang mendunia. Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki
departemen sendiri dimana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa,
komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap.
Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.
Aktifitas komunikasi memiliki ruang lingkup
yang sangat luas. Apabila kajian komunikasi dihubungkan dengan organisasi
timbul suatu kajian tentang komunikasi organisasi. Organisasi merupakan salah satu
konteks penting dalam komunikasi.
2.2 Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah pengiriman
dan penerimaan berbagai pesan organisasi
di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto dalam
Iqbal, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh
organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.
Orientasi nya bukan pada organisasi tapi lebih kepada anggotanya secara
individual.
Komunikasi dalam organisasi adalah juga
dapat diartikan sebagai komunikasi suatu organisasi yang dilakukan pimpinan,
baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan
organisasi, dalam rangka pembinaan kera sama yang serasi untuk mencapai tujuan
dan sasaran organisasi (effendi dalam Iqbal). Price mendefinisikan komunikasi
organisasi sebagai derajat atau tingkat informasi tentang pekerjaan yang
dikirimkan organisasi untuk anggota dan diantara anggota organisasi.
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan
organisasi terletak pada peninjauannya
yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan
organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang
berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media
apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi
penghambat, dan sebagainya.
2.3 Jenis Komunikasi
Untuk mengetahui komunikasi antara
pimpinan perusahaan dengan karyawan komunikasi dibedakan menjadi tiga menurut
jenisnya: (Soejono Trimo, Analisis Kepemimpinan Angkasa Bandung. 1986)
a.
Downward
Communication
Koordinasi melalui rencana yang telah
dibuat (by plan) yang dapat dikatakan koordinasi itu mencapai bentuk komunikasi
yang akhirnya berjalan kebawah. Komunikasi ini bersifat satu arah dari pemimpin
kepada bawahanya. Informasi yang disampaikan meliputi antara lain,
kebijaksanaan pemimpin, peraturan, ketentuan yang harus diikuti oleh pekerja.
jadwal kegiatan atau program dan alokasi sumber-sumber.
Makin jelas atau pasti suatu kegiatan
atau pekerjaan makin kurang bimbingan
atau pemrosesaninformasi yang diperlukan, sehingga pemimpin cukup
mengkoordinasikan pekerjaan bawahan
melalui rencanakerja yang telah disiapkan.
b.
Upward
Communication
Koordinasi melalui umpan balik (feedback), berarti komunikasi teratur
keatas, dari bawahan kepimpinan terutama dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan
yang bersifat teknis, pemimpin atau manajer sangat memerlukan input informasi
yang berupa laporan, saran dari bawahan untuk dapat mengkoordinasikan seluruh
kegiatan itu.
c.
Komunikasi
Horizontal atau Diagonal
Koordinasi melalui interaksi lateral
sebenarnya merupakan satu alur komunikasi atau informasi yang sifatnya
horizontal atau diagonal antar departemen/unit-unit dalam organisasi.
2.4 Proses
Komunikasi
Proses
komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya,
sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan
komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi
yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi
termasuk juga suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain
dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat
menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan
orang lain. Komunikasi berasal dari bahasa latin communis yang berarti sama.
Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama. Secara
sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian
pesan dan orang yang menerima pesan.
Pada umumnya komunikasi dilakukan secara
lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak
ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat
dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, dan menunjukkan sikap tertentu
seperti tersenyum, mengangkat bahu dan sebagainya. Komunikasi ini disebut
komunikasi nonverbal. Proses komunikasi bertujuan untuk menciptakan komunikasi
yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi
dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan
untuk mewujudkan motif komunikasi. Melalui komunikasi sikap dan perasaan
seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.
2.5 Fungsi Komunikasi
Komunikasi menjalankan empat fungsi
utama dalam organisasi atau perusahaan yaitu (Robbins, 2006:392) :
a. Pengendalian
Fungsi komunikasi ini untuk
mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap organisasi
mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh pegawai.
Bila pegawai, misalnya, diminta untuk
terlebih dahulu mengkomunikasikan setiap keluhan yang berkaitan dengan
pekerjaan ke atasan langsungnya, sesuai dengan uraian tugasnya, atau sesuai
dengan kebijakan perusahaan, komunikasi itu menjalankan fungsi pengendalian.
Namun komunikasi informal juga mengendalikan perilaku.
b. Motivasi
Komunikasi memperkuat motivasi dengan
menjelaskan ke para pegawai apa yang harus dilakukannya.
Seberapa baik mereka bekerja, dan apa
yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang dibawah standar.
c. Pengungkapan emosi
Komunikasi yang terjadi di dalam
kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental dimana para anggota
menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu, komunikasi memfasilitasi
pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.
d. Informasi
Komunikasi memberikan informasi yang
diperlukan dan kelompok untuk mengambil keputusan melalui penyampaian data guna
mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.
2.6 Asuransi
Asuransi
adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada tindakan, sistem, atau bisnis
di mana perlindungan finansial (atau ganti rugi secara finansial) untuk jiwa,
properti, kesehatan dan lain sebagainya mendapatkan penggantian dari
kejadian-kejadian yang tidak dapat diduga yang dapat terjadi seperti kematian,
kehilangan, kerusakan atau sakit, di mana melibatkan pembayaran premi secara
teratur dalam jangka waktu tertentu sebagai ganti polis yang menjamin
perlindungan tersebut.
Asuransi dalam Undang-Undang No. 2 Th
1992 tentang usaha perasuransian adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih,
dengan mana pihak penanggung mengikatkan diri kepada tertanggung, dengan
menerima premi asuransi, untuk memberikan penggantian kepada tertanggung karena
kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan atau tanggung
jawab hukum pihak ke tiga yang mungkin akan diderita tertanggung, yang timbul
dari suatu peristiwa yang tidak pasti, atau memberikan suatu pembayaran yang
didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang yang dipertanggungkan. Badan
yang menyalurkan risiko disebut tertanggung, dan badan yang menerima risiko
disebut penanggung. Perjanjian antara kedua badan ini disebut kebijakan: ini
adalah sebuah kontrak legal yang menjelaskan setiap istilah dan kondisi yang
dilindungi. Biaya yang dibayar oleh tertanggung kepada penanggung untuk risiko
yang ditanggung disebut premi. Ini biasanya ditentukan oleh penanggung untuk
dana yang bisa diklaim di masa depan, biaya administratif, dan keuntungan.
2.7 Asuransi Managed Care
Asuransi dengan sistem managed care akan
menyediakan layanan menyeluruh sesuai kebutuhan medis, pola rujukan terstruktur
dan berjenjang oleh provider (Pemberi Pelayanan Kesehatan/PPK) yang terseleksi.
Keduanya tentu mengintegrasikan sistem pelayanan kesehatan dan sistem
pembiayaan.
2.8 Asuransi Indemnity
Asuransi pihak asuransi memberikan
kebebasan kepada peserta untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di provider
(dokter, klinik, rumah sakit) manapun, tanpa memberikan perhatian lebih kepada
kualitas pelayanan yang diberikan oleh provider. Selanjutnya, setelah
mendapatkan pelayanan, peserta akan melakukan klaim kepada perusahaan Asuransi,
untuk mendapatkan nilai ganti. Namun peserta akan mendapatkan beberapa
pembatasan, misalnya setiap tahun perusahaan Asuransi hanya mengganti biaya
akomodasi rawat inap hanya untuk 90 hari.
Penggantian biaya untuk tindakan diberikan plafon maksimal. Peserta
masih dikenakan deduktibel, ataupun co-payment.
2.8 Perbedaan Asuransi Managed Care dengan Asuransi Indemnity
Menurut Kepala Divisi Pelayanan
Kesehatan Askes Sosial PT Askes (Persero), dr. Taufik Hidayat, Perbedaan
asuransi kesehatan managed care, indeminity lebih mengacu kepada sistem
pembiayaannya, bukan kepada sistem pelayanannya. Misalnya, peserta dapat
berobat ke provider mana saja, tetapi penggantian biayanya tidak boleh melebihi
ketentuan. Misal penggantian biaya rawat inap tidak lebih dari satu juta
sehari, namun dalam satu tahun tidak boleh lebih dari 90 hari. Untuk sakit
ringan hal itu memang tidak ada masalah, akan tetapi berbeda dengan sakit
berat.
Kemudian, salah satu yang diatur dalam managed care adalah pola tarif, bagaimana
pola tarif yang baik sehingga mampu menjadi alat kendali biaya pelayanan
kesehatan, namun pelayanan yang diberikan kepada peserta tetap berkualitas.
BAB III
ANALISA STUDI KASUS
Suatu perusahaan dengan karyawan
sejumlah 200 orang sedang memiliki masalah keuangan dalam hal asuransi, yaitu
adanya perubahan kebijakan asuransi kesehatan karyawan yang tadinya merupakan
asuransi Managed Care, berubah
menjadi asuransi Indemnity.
Bagaimana strategi untuk mengkomunikasikan kebijakan
baru tersebut dengan karyawan?
Masalah keuangan bukanlah hal yang jarang dirasakan
oleh sebuah perusahaan, seiring berjalannya waktu kebijakan diperusahaan juga
akan diperbarui mengikuti situasi dan keadaan dari perusahaan tersebut. Untuk
menerapkan kebijakan baru, perusahaan perlu menginformasikan hal tersebut ke
seluruh pegawai yang bersangkutan. Kebijakan tidak langsung diinformasikan dari
pihak High Management ke Low Management, tetapi mengikuti alur dan struktur
organisasi yang ada. Itulah salah satu alasan kenapa suatu perusahaan harus
memiliki struktur organisasi, agar setiap anggota perusahaan mengetahui posisi
dan arah komunikasinya.
Untuk contoh studi kasus ini secara garis besar bisa
dilihat alur komunikasi kebijakan baru bisa dilakukan sebagai berikut.
1.
Finance
Manager memberikan laporan keuangan dan menginformasikan bahwa perlu dilakukan
perubahan kebijakan dalam hal asuransi yang bisa didapatkan oleh pegawai ke CEO
& CFO untuk mengatasi masalah keuangan perusahaan.
2.
CEO
& CFO yang memutuskan apakah perlu dilakukan perubahan kebijakan, jika iya
maka CEO & CFO memerintahkan kepada HR Manager dan Other Manager mengenai
kebijakan baru.
3.
HR
Manager selaku penanggung jawab atas sumber daya manusia yang ada di perusahaan
dan Manager lainnya agar bisa menginformasikan kebijakan tersebut ke
masing-masing bawahannya, tapi pada umumnya informasi seperti itu dilakukan
atau diinformasikan secara satu pintu oleh pihak HR Department.
Jenis komunikasi yang
digunakan untuk kasus ini adalah Downward Communication, komunikasi satu arah
dari pemimpin ke bawahannya.
BAB IV
KESIMPULAN
Dalam sebuah organisasi sangat
dibutuhkan dan diperlukan komunikasi yang efektif dan baik demi tercapainya
suatu tujuan bersama, tidak terlepas dari karwayan maupun atasan. Pimpinan di
dalam organisasi harus dapat memfasilitasi tumbuhnya suasana keterbukaan dalam
komunikasi dengan karyawan, dapat berempati,
memiliki sikap yang dapat memberikan dukungan kepada karyawan, dapat bersikap
positif baik terhadap diri sendiri maupun karyawan serta mampu menciptakan
suasana setara, dalam arti ada pengakuan bahwa kedua belah pihak dalam hal ini
pimpinan dan karyawan sama-sama bernilai dan berharga. Komunikasi karyawan yang
efektif akan menghasilkan kepuasan dan produktivitas
karyawan, perbaikan pencapaian hasil karya dan tujuan perusahaan. Tidak hanya
itu, hubungan antar karyawan yang dibangun berdasarkan iklim dan kepercayaan
atau suasana perusahaan yang positif turut memberi andil dalam menciptakan
iklim komunikasi efektif.
DAFTAR PUSTAKA
·
Robbin, Stephen D. 2006. Perilaku Organisasi. Jilid Kesatu.
Prenhalindo Persada. Jakarta
·
Mulyana, Deddy Prof. 2007. Imu
Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja Rosdakarya.
Murti Bhisma., 2000, Dasar-dasar Asuransi Kesehatan, Penerbit Kanisius, Yogyakarta.
Murti Bhisma., 2000, Dasar-dasar Asuransi Kesehatan, Penerbit Kanisius, Yogyakarta.
