STRATEGI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

UNIVERSITAS GUNADARMA

FAKULTAS ILMU KOMPUTER & TEKNOLOGI INFORMASI

Strategi Komunikasi Dalam Organisasi

1.      Faris Ghosy Armada     13113252        2KA25

2.      Filar Rozi                       1A113735       2KA25

3.      Lokito Romdhon W.      1A113857       2KA25

Universitas Gunadarma

                                                                        2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Manusia merupakan makhluk sosial yang sangat membutuhkan komunikasi. Hal ini tidak lepas juga dari sebuah organisasi. Organisasi yang baik adalah organisasi yang mampu menjalankan komunikasi antar anggotanya dengan baik.

Organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hierarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan. Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling  berinteraksi. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi timbal balik, untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

1.2  Tujuan

1.      Mengembangkan kemampuan mahasiswa dalam Organisasi terutama dalam Komunikasi.

2.      Memenuhi salah satu tugas mata kuliah Teori Organisasi Umum II.

1.3  Rumusan Masalah

1.      Apakah pengertian dan arti komunikasi?

2.      Apakah komunikasi dalam organisasi?

3.      Apa saja jenis dan proses Komunikasi?

4.      Menyelesaikan studi kasus Komunikasi di dalam Organisasi.

·         Suatu perusahaan dengan karyawan sejumlah 200 orang sedang memiliki masalah keuangan dalam hal asuransi, yaitu adanya perubahan kebijakan asuransi kesehatan karyawan yang tadinya merupakan asuransi Managed Care, berubah menjadi asuransi Indemnity.

Bagaimana strategi untuk mengkomunikasikan kebijakan baru tersebut dengan karyawan? 

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah alat pengalihan informasi dari akumunikator kepada komunikasi agar antara mereka dapat interaksi (Hasibuan, 2002:81). Komunikasi adalah satu usaha praktek dalam mempersatukan pendapat-pendapat, ide-ide, persamaan pengertian dan persatuan kelompok. Sedangkan menurut Ribbins dan Coulter (2004) mengatakan pengertian komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud.

Komunikasi atau communicaton berasal dari bahasa Latin communis yang berarti 'sama'. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama (make to common).] Secara sederhana komuniikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another). Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan untuk reproduksi. Seiring dengan evolusi kehidupan, maka sinyal-sinyal kimiawi primitif yang digunakan dalam berkomunikasi juga ikut berevolusi dan membuka peluang terjadinya perilaku yang lebih rumit seperti tarian kawin pada ikan. Manusia berkomunikasi untuk membagi pengetahuan dan pengalaman. Bentuk umum komunikasi manusia termasuk bahasa sinyal, bicara, tulisan, gerakan, dan penyiaran. Komunikasi dapat berupa interaktif, komunikasi transaktif|transaktif, komunikasi bertujuan|bertujuan, atau komunikasi tak bertujuan|tak bertujuan. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh penerima pesan tersebut.

Walaupun komunikasi sudah dipelajari sejak lama dan termasuk barang antik, topik ini menjadi penting khususnya pada abad 20 karena pertumbuhan komunikasi digambarkan sebagai penemuan yang revolusioner, hal ini dikarenakan peningkatan teknologi komunikasi yang pesat seperti radio. Televisi, telepon, satelit dan jaringan komuter seiring dengan industrialisasi bidang usaha yang besar dan politik yang mendunia. Komunikasi dalam tingkat akademi mungkin telah memiliki departemen sendiri dimana komunikasi dibagi-bagi menjadi komunikasi masa, komunikasi bagi pembawa acara, humas dan lainnya, namun subyeknya akan tetap. Pekerjaan dalam komunikasi mencerminkan keberagaman komunikasi itu sendiri.

Aktifitas komunikasi memiliki ruang lingkup yang sangat luas. Apabila kajian komunikasi dihubungkan dengan organisasi timbul suatu kajian tentang komunikasi organisasi. Organisasi merupakan salah satu konteks penting dalam komunikasi.

2.2 Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan  berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto dalam Iqbal, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Orientasi nya bukan pada organisasi tapi lebih kepada anggotanya secara individual.

Komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kera sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (effendi dalam Iqbal). Price mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai derajat atau tingkat informasi tentang pekerjaan yang dikirimkan organisasi untuk anggota dan diantara anggota organisasi.

Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada  peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya.

2.3 Jenis Komunikasi

Untuk mengetahui komunikasi antara pimpinan perusahaan dengan karyawan komunikasi dibedakan menjadi tiga menurut jenisnya: (Soejono Trimo, Analisis Kepemimpinan Angkasa Bandung. 1986)

a.       Downward Communication

Koordinasi melalui rencana yang telah dibuat (by plan) yang dapat dikatakan koordinasi itu mencapai bentuk komunikasi yang akhirnya berjalan kebawah. Komunikasi ini bersifat satu arah dari pemimpin kepada bawahanya. Informasi yang disampaikan meliputi antara lain, kebijaksanaan pemimpin, peraturan, ketentuan yang harus diikuti oleh pekerja. jadwal kegiatan atau program dan alokasi sumber-sumber.

Makin jelas atau pasti suatu kegiatan atau pekerjaan  makin kurang bimbingan atau pemrosesaninformasi yang diperlukan, sehingga pemimpin cukup mengkoordinasikan  pekerjaan bawahan melalui rencanakerja yang telah disiapkan.

b.      Upward Communication

Koordinasi melalui umpan balik (feedback), berarti komunikasi teratur keatas, dari bawahan kepimpinan terutama dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat teknis, pemimpin atau manajer sangat memerlukan input informasi yang berupa laporan, saran dari bawahan untuk dapat mengkoordinasikan seluruh kegiatan itu.

c.       Komunikasi Horizontal atau Diagonal

Koordinasi melalui interaksi lateral sebenarnya merupakan satu alur komunikasi atau informasi yang sifatnya horizontal atau diagonal antar departemen/unit-unit dalam organisasi.

2.4 Proses Komunikasi

            Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi termasuk juga suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Komunikasi berasal dari bahasa latin communis yang berarti sama. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama. Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan.

Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, dan menunjukkan sikap tertentu seperti tersenyum, mengangkat bahu dan sebagainya. Komunikasi ini disebut komunikasi nonverbal. Proses komunikasi bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi. Melalui komunikasi sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.

2.5 Fungsi Komunikasi

Komunikasi menjalankan empat fungsi utama dalam organisasi atau perusahaan yaitu (Robbins, 2006:392) :

a. Pengendalian

Fungsi komunikasi ini untuk mengendalikan perilaku anggota dengan beberapa cara. Setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh pegawai.

Bila pegawai, misalnya, diminta untuk terlebih dahulu mengkomunikasikan setiap keluhan yang berkaitan dengan pekerjaan ke atasan langsungnya, sesuai dengan uraian tugasnya, atau sesuai dengan kebijakan perusahaan, komunikasi itu menjalankan fungsi pengendalian. Namun komunikasi informal juga mengendalikan perilaku.

b. Motivasi

Komunikasi memperkuat motivasi dengan menjelaskan ke para pegawai apa yang harus dilakukannya.

Seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang dibawah standar.

c. Pengungkapan emosi

Komunikasi yang terjadi di dalam kelompok atau organisasi merupakan mekanisme fundamental dimana para anggota menunjukkan kekecewaan dan kepuasan. Oleh karena itu, komunikasi memfasilitasi pelepasan ungkapan emosi perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.

d. Informasi

Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan dan kelompok untuk mengambil keputusan melalui penyampaian data guna mengenali dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.

2.6 Asuransi

            Asuransi adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada tindakan, sistem, atau bisnis di mana perlindungan finansial (atau ganti rugi secara finansial) untuk jiwa, properti, kesehatan dan lain sebagainya mendapatkan penggantian dari kejadian-kejadian yang tidak dapat diduga yang dapat terjadi seperti kematian, kehilangan, kerusakan atau sakit, di mana melibatkan pembayaran premi secara teratur dalam jangka waktu tertentu sebagai ganti polis yang menjamin perlindungan tersebut.

Asuransi dalam Undang-Undang No. 2 Th 1992 tentang usaha perasuransian adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih, dengan mana pihak penanggung mengikatkan diri kepada tertanggung, dengan menerima premi asuransi, untuk memberikan penggantian kepada tertanggung karena kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan atau tanggung jawab hukum pihak ke tiga yang mungkin akan diderita tertanggung, yang timbul dari suatu peristiwa yang tidak pasti, atau memberikan suatu pembayaran yang didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang yang dipertanggungkan. Badan yang menyalurkan risiko disebut tertanggung, dan badan yang menerima risiko disebut penanggung. Perjanjian antara kedua badan ini disebut kebijakan: ini adalah sebuah kontrak legal yang menjelaskan setiap istilah dan kondisi yang dilindungi. Biaya yang dibayar oleh tertanggung kepada penanggung untuk risiko yang ditanggung disebut premi. Ini biasanya ditentukan oleh penanggung untuk dana yang bisa diklaim di masa depan, biaya administratif, dan keuntungan.

2.7 Asuransi Managed Care

Asuransi dengan sistem managed care akan menyediakan layanan menyeluruh sesuai kebutuhan medis, pola rujukan terstruktur dan berjenjang oleh provider (Pemberi Pelayanan Kesehatan/PPK) yang terseleksi. Keduanya tentu mengintegrasikan sistem pelayanan kesehatan dan sistem pembiayaan.

2.8 Asuransi Indemnity

Asuransi pihak asuransi memberikan kebebasan kepada peserta untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di provider (dokter, klinik, rumah sakit) manapun, tanpa memberikan perhatian lebih kepada kualitas pelayanan yang diberikan oleh provider. Selanjutnya, setelah mendapatkan pelayanan, peserta akan melakukan klaim kepada perusahaan Asuransi, untuk mendapatkan nilai ganti. Namun peserta akan mendapatkan beberapa pembatasan, misalnya setiap tahun perusahaan Asuransi hanya mengganti biaya akomodasi rawat inap hanya untuk 90 hari.  Penggantian biaya untuk tindakan diberikan plafon maksimal. Peserta masih dikenakan deduktibel, ataupun co-payment.

2.8 Perbedaan Asuransi Managed Care dengan Asuransi Indemnity

Menurut Kepala Divisi Pelayanan Kesehatan Askes Sosial PT Askes (Persero), dr. Taufik Hidayat, Perbedaan asuransi kesehatan managed care, indeminity lebih mengacu kepada sistem pembiayaannya, bukan kepada sistem pelayanannya. Misalnya, peserta dapat berobat ke provider mana saja, tetapi penggantian biayanya tidak boleh melebihi ketentuan. Misal penggantian biaya rawat inap tidak lebih dari satu juta sehari, namun dalam satu tahun tidak boleh lebih dari 90 hari. Untuk sakit ringan hal itu memang tidak ada masalah, akan tetapi berbeda dengan sakit berat.

Kemudian, salah satu yang diatur dalam  managed care adalah pola tarif, bagaimana pola tarif yang baik sehingga mampu menjadi alat kendali biaya pelayanan kesehatan, namun pelayanan yang diberikan kepada peserta tetap berkualitas.

BAB III

ANALISA STUDI KASUS

Suatu perusahaan dengan karyawan sejumlah 200 orang sedang memiliki masalah keuangan dalam hal asuransi, yaitu adanya perubahan kebijakan asuransi kesehatan karyawan yang tadinya merupakan asuransi Managed Care, berubah menjadi asuransi Indemnity.

Bagaimana strategi untuk mengkomunikasikan kebijakan baru tersebut dengan karyawan?

Masalah keuangan bukanlah hal yang jarang dirasakan oleh sebuah perusahaan, seiring berjalannya waktu kebijakan diperusahaan juga akan diperbarui mengikuti situasi dan keadaan dari perusahaan tersebut. Untuk menerapkan kebijakan baru, perusahaan perlu menginformasikan hal tersebut ke seluruh pegawai yang bersangkutan. Kebijakan tidak langsung diinformasikan dari pihak High Management ke Low Management, tetapi mengikuti alur dan struktur organisasi yang ada. Itulah salah satu alasan kenapa suatu perusahaan harus memiliki struktur organisasi, agar setiap anggota perusahaan mengetahui posisi dan arah komunikasinya.

Untuk contoh studi kasus ini secara garis besar bisa dilihat alur komunikasi kebijakan baru bisa dilakukan sebagai berikut.

  

1.      Finance Manager memberikan laporan keuangan dan menginformasikan bahwa perlu dilakukan perubahan kebijakan dalam hal asuransi yang bisa didapatkan oleh pegawai ke CEO & CFO untuk mengatasi masalah keuangan perusahaan.

2.      CEO & CFO yang memutuskan apakah perlu dilakukan perubahan kebijakan, jika iya maka CEO & CFO memerintahkan kepada HR Manager dan Other Manager mengenai kebijakan baru.

3.      HR Manager selaku penanggung jawab atas sumber daya manusia yang ada di perusahaan dan Manager lainnya agar bisa menginformasikan kebijakan tersebut ke masing-masing bawahannya, tapi pada umumnya informasi seperti itu dilakukan atau diinformasikan secara satu pintu oleh pihak HR Department.

Jenis komunikasi yang digunakan untuk kasus ini adalah Downward Communication, komunikasi satu arah dari pemimpin ke bawahannya.

BAB IV

KESIMPULAN

Dalam sebuah organisasi sangat dibutuhkan dan diperlukan komunikasi yang efektif dan baik demi tercapainya suatu tujuan bersama, tidak terlepas dari karwayan maupun atasan. Pimpinan di dalam organisasi harus dapat memfasilitasi tumbuhnya suasana keterbukaan dalam komunikasi dengan karyawan, dapat  berempati, memiliki sikap yang dapat memberikan dukungan kepada karyawan, dapat bersikap positif baik terhadap diri sendiri maupun karyawan serta mampu menciptakan suasana setara, dalam arti ada pengakuan bahwa kedua belah pihak dalam hal ini pimpinan dan karyawan sama-sama bernilai dan berharga. Komunikasi karyawan yang efektif akan menghasilkan kepuasan dan  produktivitas karyawan, perbaikan pencapaian hasil karya dan tujuan perusahaan. Tidak hanya itu, hubungan antar karyawan yang dibangun berdasarkan iklim dan kepercayaan atau suasana perusahaan yang positif turut memberi andil dalam menciptakan iklim komunikasi efektif.

DAFTAR PUSTAKA

·       Robbin, Stephen D. 2006. Perilaku Organisasi. Jilid Kesatu. Prenhalindo Persada. Jakarta

·       Mulyana, Deddy Prof. 2007. Imu Komunikasi Suatu Pengantar. PT Remaja Rosdakarya.
     Murti Bhisma., 2000, Dasar-dasar Asuransi Kesehatan, Penerbit Kanisius, Yogyakarta.